Обязательный список документов по охране труда

Ведение документации и организация работы по охране труда

В своей профессиональной деятельности специалисту по охране труда и ответственному лицу, в чьи функциональные обязанности входит ведение направления по охране труда, приходится сталкиваться с большим массивом документации, который необходимо постоянно вести и контролировать.

Составляем базис

В основной список необходимой документации по охране труда входят:

• приказы (организационно-распорядительные, об ответственности);
• инструкции (по охране труда, пожарной безопасности, производственные);
• положения (СУОТ, комиссии по охране труда, проверке знаний);
• программы (обучения, проведения инструктажей);
• протоколы (проверки знаний, совещаний по охране труда, результатов замеров);
• журналы (учета инструктажей, выдачи направлений и т.д.);
• правила (по охране труда, правила безопасности нахождения на объекте);
• стандарты (корпоративные, соответствия международным требованиям безопасности);
• карточки учета (выдачи средств индивидуальной защиты, смывающих средств).

В зависимости от производственной специфики объекта вышеуказанный список может быть дополнен или, наоборот, сокращен. Но основной базис таков.

Лайфхак. Для удобства рекомендуем Вам составить перечень необходимого пакета документов по охране труда с указанием ссылок на нормативно-правовые акты. Этот же перечень в дальнейшем можно использовать как внутренний чек-лист проверки Ваших структурных подразделений.

Быть или не быть: определяем необходимость разработки документа

Перед началом разработки документации по охране труда каждый специалист сталкивался с дилеммой необходимости того или иного документа. В данном случае необходимо применить следующий принцип.

Например, нам нужно вести контроль условий и охраны труда, но нормативно-правовой акт, устанавливающий данное требование, отсутствует. Тогда нам необходимо отразить этот момент в соответствующем разделе положения о СУОТ или разработать локальный нормативный акт, в котором мы должны отразить все нюансы по осуществлению контроля.

В трудовом кодексе указано, что

«Работодатель обязан обеспечить:

…

организацию контроля за состоянием условий труда на рабочих местах, соблюдением работниками требований охраны труда, а также за правильностью применения ими средств индивидуальной и коллективной защиты;

… »

А формы, методы, инструменты контроля должен определить и поддерживать работодатель самостоятельно.

Возьмем для примера противоположный момент. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 N 2464 «О порядке обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда» четко определен Порядок обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций. В нем разъяснено, как проводить обучение по охране труда, кого по каким программам обучать, как осуществлять проверку знаний и вести инструктажи. Работодателю уже не нужно ходить «вокруг да около», необходимо четко следовать «букве закона».

Нюансы разработки документации

Процесс разработки документации по охране труда не знает границ, и указанный в самом начале перечень легко можно расширить до 300 документов и более, если учитывать в работе каждый процесс по охране труда (по обучению, проведению медосмотров, обеспечению СИЗ и т.д.).

Главное при этом не войти в противоречие с действующим законодательством и не отступить от его требований. Во избежание загромождения и введения лишней документации также не стоит идти на поводу у каждого проверяющего (который апеллирует фразой «всегда так было, всегда требовалось»), а также фирм, предлагающих разработать тот или иной документ, который не регламентирован законом, внутренним требованием компании и т.д. В противном случае легко столкнуться с «хаосом» в документах, удвоением практически идентичных локальных нормативных актов.

Когда нет понимания, что делаешь

У тех, кто начинает свой путь в охране труда как специалист или как ответственное лицо, на которое «свалилось» это дополнительное бремя, по большей части нет понимания принципа назначения тех или иных документов.

Как пример приведём составление различных перечней. Зачем нужно составлять перечень нормативно-правовых актов? Зачем нужна программа вводного инструктажа? Для новичка это будет «тёмный лес», если он увидит перечень, составленный до него специалистом по охране труда.

Например, с 01.01.2021 года изменился огромный пласт нормативно-правовых актов в области охраны труда, пожарной безопасности, ликвидации чрезвычайных ситуаций, и неподготовленному специалисту трудно понять, в каких регламентах и в каких документах произошли изменения и как их реализовать на своем предприятии.

Зачастую у работника нет понимания, что спрашивают «проверяющие». Когда с вас спрашивают, например, документы по управлению профессиональными рисками, а вы несете им карты – это некомпетентно. Помимо карточек нужно предоставлять положение и методику, утвержденную либо в этом положении, либо приказом, классификатор и план мероприятий по снижению этих рисков.

Определяем, каких документов не хватает

Первый способ проверки наличия документов был указан выше – это составление перечня. Есть еще один способ.

Необходимо выбрать процесс из системы управления охраной труда и определить законодательную базу, которая его регулирует. Затем нужно определить список документов для составления и ведения.

Если коснуться более сложной темы — медицинских осмотров, нужно понять, какие они есть и какие документы их регламентируют.

Если мы говорим о медицинских осмотрах (при приеме на работу и периодических), то они регламентируются Приказом Минздрава России от 28.01.2021 N 29н. Если говорим о психиатрическом освидетельствовании, то оно регламентируется Приказом Минздрава России от 20.05.2022 N 342н.

Далее нужно понять, подлежат ли им наши работники, и если да, определить перечень документов, которые мы должны вести по этому поводу. Важно изучить нормативные правовые акты, чтобы не только понимать, что должно быть, но и как эти документы вести.

Типичные ошибки, возникающие при проверках

Помимо того, что нас может сопровождать хаос в документах, бывают еще и ошибки.

1. Например, нет плана мероприятий по улучшению условий и охраны труда, а кто должен был его составлять? Когда непонятно, кто ответственный за разработку, происходит сумбур, ничего нельзя найти, а если что-то и можно, то будут сомнения в актуальности документов.

Если такая ситуация случилась и у вас, то назначайте приказом ответственного за разработку документов, инструкций, положений и т.д., если у вас, например, нет в штате специалиста по охране труда.

2. Все материалы есть и ведутся в компьютере, а как документы они не утверждены. Локальный нормативный акт обязательно нужно утвердить руководителем организации, либо того, кто кто имеет на это полномочия.
3. Отсутствует Положение о СУОТ, а ведь это самый главный документ по охране труда в организации. Зачастую при проверке оказывается, что его нет.
4. Вдобавок не пересмотрены инструкции по охране труда. Например, встречается и такое, что с 2005 года никто не пересматривал инструкции по охране труда. Как итог — истечение срока давности по пересмотру, несоответствие действующей нормативно-правовой базе.
5. Отсутствие ознакомления работников с локальными нормативными актами – тоже одна из типичных ошибок. Например, вы сделали какое-либо положение и не ознакомили работников, которые участвуют в этих процессах.

Выход есть: утверждаем список изменений

Например, у нас обновились правила по охране труда или правила противопожарного режима. Мы сравниваем различия с предыдущими версиями нормативного документа, вносим приказом соответствующие изменения к своей инструкции и утверждаем её.

Вопросы по всем этим ошибкам могут всплыть, когда пришла проверка.

Проверки в настоящее время проводятся по проверочным листам, утвержденным приказом Роструда от 01.02.2022 N 20. Так же проверяющие в своей работе используют приказ Роструда №77 от 21.03.2019г «Об утверждении методических рекомендаций по проверке создания и обеспечения функционирования системы управления охраной труда».

Данный документ составлен для инспекторов. Именно по нему они проверяют создание и обеспечение функционирования системы управления охраной труда.

Ниже указана преамбула к документу:

Так что же можно выделить из этого положения? Достаточно изучить запрашиваемые локальные нормативные акты работодателя и иные документы (журналы, акты, реестры или т.п.), подтверждающие соответствие созданной у него https://vsr63.ru/blog/suot-kak-postroit-v-organizacii/manager-kontent требованиям Типового положения и других нормативных правовых актов. Таким образом проверяется соответствие внедренной СУОТ с предложенной в Типовом положении. При инспекторской проверке первоначально у проверяемой организации запрашивается приказ об утверждении Положения о системе управления охраной, а затем само Положение.

Фактически положение о СУОТ может быть разное. Главное, чтобы сохранялась общая законодательная канва требований, что должно быть.

Функциональные обязанности СУОТ

Функциональные обязанности должны быть прописаны в самом Положении о СУОТ, либо нужно указать ссылки на локальный нормативный акт, где они могут быть отражены, например:

• в приказах о назначении ответственных;
• в отдельном положении о распределении функциональных обязанностей;
• в планах мероприятий по реализации процедур (с указанием информации, кто за что отвечает);
• в трудовых договорах;
• в должностных инструкциях лиц, участвующих в управлении охраной труда (например, в пункте «Обязанности по охране труда»).

Также не нужно забывать про ознакомление с локальными нормативными актами всех ответственных лиц.

Под локальными нормативными актами понимаются:

• приказы;
• распоряжения;
• положения;
• документы о распределении обязанностей и ответственности в области охраны труда, которые подписывает работодатель (приказы, указания, распоряжения) и др.

Лайфхак. При огромном наличии документов можно все функциональные обязанности по охране труда отразить в Положении о СУОТ. При трудоустройстве работник ставит подпись об ознакомлении с ним, а, следовательно, со всеми требованиями. Не забывайте, что они должны «биться» с должностными инструкциями и трудовым договором.

Кто должен и что обязан?

Этот и многие другие вопросы возникают в процессе работы. В моей практике был вопрос от подписчика: должен ли специалист по охране труда заниматься вопросами коронавирусной инфекции и т.д.? Здесь сразу необходимо уточнить такой момент.

Есть ответственный, на которого возложили функции специалиста и обязанности, а есть — специалист по охране труда. Специалист по охране труда руководствуется профессиональным стандартом, а также дополнительными инструкциями, если таковые есть. Если они отсутствуют в трудовом договоре или же в нем прописано, что работа выполняется в соответствии с профстандартом, то всё, что вешают на вас сверх того, конечно, перебор. Апеллируйте профстандартом и, либо отказывайтесь от дополнительных обязанностей, либо требуйте дополнительной оплаты за их выполнение.

Также существует и обратная ситуация: если у вас в штате нет специалиста по охране труда, а есть просто ответственный, на которого возложили обязанности специалиста. То в этом случае, то что прописано в приказе о дополнительных обязанностях будет входить в ваши обязанности.

Соответственно, необходимо обратить внимание на профстандарт, потому что там всё четко прописано про обязанности, а остальные моменты вы уже решаете со своим работодателем, что должен специалист или не должен.

Кто понесет ответственность?

В последнее время распространилась практика, что привлечь к ответственности, в том числе и уголовной, могут и специалиста по охране труда. Хотя до недавних пор к ответственности могли привлечь только ответственного за безопасное производство работ, либо за обеспечение охраны труда – руководителя, именно того, кто имеет какую-то должность, а не обычного работника.

Почему так происходит? А потому что не очень компетентные специалисты по охране труда и лица, на которых возложены его функции, составляют строят некорректную систему управления охраной труда. Например, прописывают что за обеспечение безопасных условий охраны труда отвечает специалист по охране труда, хотя «по-умному» ответственными здесь должны быть непосредственные руководители работников (именно у них есть административные рычаги, для исполнения этих функций). А при несчастном случае первое, что поднимается из документов – это Положение о СУОТ и приказы об ответственных. И кто там прописан – тот и отвечает.

Поэтому: грамотно распределяйте обязанности при построении СУОТ.

Что мы должны контролировать

Законом не утвержден порядок проведения контроля в системе управления охраной труда. Поэтому в соответствующем положении или разделе положения о СУОТ необходимо:

• прописать способы и методы осуществления контроля;
• установить сроки проведения проверок, распределить график проверок в структурных подразделениях (филиалах);
• составить план (программу) внутренних аудитов;
• утвердить форму и ведение актов по результатам проведения контрольных мероприятий и т.п.

Проведение предварительных и периодических медицинских осмотров

Для выполнения данного пункта в организации утверждаются:

• приказ об организации медосмотров;
• списки подлежащих медосмотрам (предварительным и периодическим);
• поименные списки работников;

С организацией, проводящей медосмотры согласуется график прохождения медосмотра.

Также обязательно ведется журнал учета выдачи направлений (что работник ознакомлен и подписывает, что он получил это направление).

По результатам проведенного медосмотра медицинской организацией выдается заключение.

Обеспечение работников СИЗ и смывающими средствами

Порядок обеспечения работников данными средствами должен быть регламентирован в виде внутреннего положения и приказа, в которых отражаются ответственные лица за выдачу, учёт и контроль выдачи средств, порядок обеспечения и еще много-много вопросов.

Выдача средств фиксируется в личных карточках учёта выдачи, которые могут вестись как в печатном, так и в электронном виде. При учёте в электронном виде необходимо указывать номер ведомости той карты, которую вы распечатываете, и работник расписывается.

Порядок обеспечения средствами должен соответствовать требованиям приказа Минтруда России от 29.10.2021 N 766н «Об утверждении Правил обеспечения работников средствами индивидуальной защиты и смывающими средствами».

Подготовка работников по охране труда

В первую очередь должны быть разработаны и вестись следующие локальные нормативные документы:

• Программа вводного инструктажа.
• Приказ о назначении ответственных лиц за проведение инструктажей.
• Журналы инструктажей (вводного, на рабочем месте), проверки знаний и др. (или другой документ, фиксирующий проведение инструктажей).
• Программы обучения работников требованиям охраны труда, первой помощи, СИЗ.

Лайфхак. Если у вас вопросы по оказанию первой помощи и применению СИЗ включены в программу обучения требованиям охраны труда (программу Б), то это допустимо и в некоторых случаях может освободить вас от лишних протоколов.

• Перечень профессий, подлежащих и освобожденных от прохождения инструктажа на рабочем месте, .обучения, стажировки.
• Приказы о проведении обучения, стажировки на рабочем месте.

Проверка знаний по охране труда у работников

1. Для проведения проверки знаний по охране труда на предприятии издаётся Приказ о создании комиссии по проверке знаний, члены которой прошли обучение в учебном центре.
2. По результатам проведенной проверки знаний комиссией (либо комиссией учебного центра) оформляются протоколы результатов проверки знаний требований охраны труда.

Внимание! Удостоверение в настоящий момент оформляется по желанию обучающей организации (то есть удостоверений может и не быть) Исключение: те виды работ, где в нормативных правовых актах, регламентирующих эти работы, выдача удостоверений обязательна.

Как подготовить документы к проверке?

1. В случае отсутствия документации нужно разработать документы самостоятельно или обратиться в компетентную организацию, которая сможет это сделать для вас.
2. В случае наличия документов – переработать в соответствии с нормативными требованиями.
3. Скачать с сайта проверяющих гос.органов чек-листы и провести внутренний аудит.