Обязательный список документов по охране труда

Ведение документации и организация работы по охране труда

В своей профессиональной деятельности специалисту по охране труда и ответственному лицу, в чьи функциональные обязанности входит ведение направления по охране труда, приходится сталкиваться с большим массивом документации, который необходимо постоянно вести и контролировать.

Составляем базис

В основной список необходимой документации по охране труда входят:

• приказы (организационно-распорядительные, об ответственности);
• инструкции (по охране труда, пожарной безопасности, производственные);
• положения (комиссии по охране труда, проверке знаний);
• программы (обучения, проведения вводного (первичного) инструктажа);
• протоколы (проверки знаний, заседаний по охране труда, результатов замеров);
• журналы (учета инструктажей, проверки знаний, учета инструкций и т.д.);
• правила (внутреннего трудового распорядка, правила безопасности нахождения на объекте);
• стандарты (корпоративные, соответствия международным требованиям безопасности);
• карточки учета (выдачи средств индивидуальной защиты, смывающих средств).

В зависимости от производственной специфики объекта вышеуказанный список может быть дополнен или, наоборот, сокращен. Но основной базис таков.

Лайфхак. Для удобства рекомендуем Вам составить перечень необходимого пакета документов по охране труда с указанием ссылок на нормативно-правовые акты. Этот же перечень в дальнейшем можно использовать как внутренний чек-лист проверки Ваших структурных подразделений.

Быть или не быть: определяем необходимость разработки документа

Перед началом разработки документации по охране труда каждый специалист сталкивался с дилеммой необходимости того или иного документа. В данном случае необходимо применить следующий принцип.

Например, нам нужно вести контроль условий и охраны труда, но нормативно-правовой акт, устанавливающий данное требование, отсутствует. Тогда нам необходимо разработать свой локальный нормативный акт, в котором мы должны отразить все нюансы по осуществлению контроля.

В нашем законодательстве указано, что должен быть контроль, «ступенчатость» регламентирована в ГОСТ по СУОТ, но необходимость в количестве ступеней контроля мы определяем, утверждаем и создаём сами, исходя из структуры собственной организации.

Возьмем для примера противоположный момент. Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 13.01.2003 №1/29 четко определен Порядок обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций, в котором разъяснено, как проводить обучение по охране труда работников рабочих профессий, руководителей и специалистов, как осуществлять проверку знаний и вести инструктажи.

Работодателю уже не нужно ходить «вокруг да около», необходимо четко следовать «букве закона».

Нюансы разработки документации

Процесс разработки документации по охране труда не знает границ, и указанный в самом начале перечень легко можно расширить до 300 документов и более, если учитывать в работе каждый процесс по охране труда (по обучению, проведению медосмотров и т.д.).

Главное при этом не войти в противоречие с действующим законодательством и не отступить от его основных требований. Во избежание загромождения и введения лишней документации также не стоит идти на поводу у каждого предлагающего разработать тот или иной документ, который не регламентирован законом, внутренним требованием компании и т.д. В противном случае легко столкнуться с «хаосом» в документах, удвоением практически идентичных локальных нормативных актов.

Когда нет понимания, что делаешь

У тех, кто начинает свой путь в охране труда как специалист или как ответственное лицо, на которое «свалилось» это дополнительное бремя, по большей части нет понимания принципа назначения тех или иных документов.

Как пример приведём составление различных перечней. Зачем нужно составлять перечень нормативно-правовых актов? Зачем нужны программы первичного инструктажа? Для новичка это будет «тёмный лес», если он увидит перечень, составленный до него специалистом по охране труда.

Например, с 01.01.2021 года изменился огромный пласт нормативно-правовых актов в области охраны труда, пожарной безопасности, ликвидации чрезвычайных ситуаций, и неподготовленному специалисту трудно понять, в каких регламентах и в каких документах произошли изменения и как их реализовать на своем предприятии.

Зачастую у работника нет понимания, что спрашивают «проверяющие». Когда с вас спрашивают, например, документы по управлению профессиональными рисками, а вы несете им карты – это некомпетентно. Помимо карточек нужно предоставлять положение и методику, утвержденную либо в этом положении, либо приказом, классификатор и план мероприятий по снижению этих рисков.

Помните об основных процессах работы с документами.

Это: утверждение, согласование и определение срока пересмотра.

Например, мы должны написать на журнале или инструкции, что срок хранения, например, 5 лет. Также нужно указать срок пересмотра, например, 40-45 лет и указать место хранения.

Лучше всего подписать всё на корешке папки, не лишним будет сделать опись дела для удобства поиска документов, если, например, в папке находится 30-40 инструкций.

Определяем, каких документов не хватает

Первый способ проверки наличия документов был указан выше – это составление перечня. Есть еще один способ.

Необходимо выбрать процесс из системы управления охраной труда и определить законодательную базу, которая его регулирует. Затем нужно определить список документов для составления и ведения.

Если коснуться более сложной темы — психиатрического освидетельствования, то рассматриваем либо Постановление Правительства РФ от 23.09.2002 №695 «О прохождении обязательного психиатрического освидетельствования работниками, осуществляющими отдельные виды деятельности, в том числе деятельность, связанную с источниками повышенной опасности (с влиянием вредных веществ и неблагоприятных производственных факторов), а также работающими в условиях повышенной опасности», либо Постановление Совета Министров — Правительства РФ от 28.04.1993 №377 «О реализации Закона Российской Федерации «О психиатрической помощи и гарантиях прав граждан при ее оказании».

Изучаем это законодательство и выявляем, какие документы необходимо разработать и вести. Если речь идет о медосмотре, то, соответственно, нам необходим контингент, поименный перечень, журнал учета выдачи направлений.

Для простоты же можно скачать наш чек-лист проверки и «пробежаться» по списку, а также применить процедуры, указанные в Приказе №438н «Об утверждении Типового положения о системе управления охраной труда».

Типичные ошибки, возникающие при проверках

Помимо того, что нас может сопровождать хаос в документах, бывают еще и ошибки.

1. Например, отсутствие плана мероприятий по улучшению условий и охраны труда, а также когда непонятно, кто ответственный за разработку. Если такая ситуация случилась и у вас, то назначайте приказом ответственного за разработку документов, инструкций, положений и т.д., если у вас, например, нет в штате специалиста по охране труда.
2. Все материалы есть и ведутся в компьютере, а как документы они не утверждены. Локальный нормативный акт обязательно нужно утвердить и заверить  подписью руководителя, либо того, кто его утвердил.
3. Отсутствует Положение о СУОТ, а ведь это самое главное. Зачастую при проверке оказывается, что его нет.
4. Вдобавок не пересмотрены инструкции по охране труда. Например, встречается и такое, что с 2005 года никто не пересматривал инструкции по охране труда. Как итог — истечение срока давности по пересмотру. На сегодняшний день эта тема стоит очень остро, ведь с начала года вступили в силу более 40 новых правил по охране труда. Необходимо пересмотреть все инструкции по охране труда.
5. Отсутствие ознакомления работников с локальными нормативными актами – тоже одна из типичных ошибок. Например, вы сделали какое-либо положение и не ознакомили всех основных лиц, которые участвуют в этих процессах. Или же имеются устаревшие ссылки на НПА.

Выход есть: утверждаем список изменений

Например, у нас обновились правила по охране труда или правила противопожарного режима. Мы сравниваем различия с предыдущими версиями нормативного документа, вносим листом изменения к своей инструкции и утверждаем её.

Для удобства необходимо использовать даты утверждения, чтобы потом сравнивать их актуальность с действующими в настоящее время требованиями.

Вопросы по всем этим ошибкам могут всплыть, когда пришла внеплановая проверка. Внеплановые проверки проводится по приказу Роструда №77 от 21.03.2019г «Об утверждении методических рекомендаций по проверке создания и обеспечения функционирования системы управления охраной труда».

Данный документ составлен для инспекторов. Именно по нему они проверяют создание и обеспечение функционирования системы управления охраной труда.

Ниже указана преамбула к документу:

Так что же можно выделить из этого положения? Достаточно изучить запрашиваемые локальные нормативные акты работодателя и иные документы (журналы, акты, реестры или т.п.), подтверждающие соответствие созданной у него СУОТ требованиям Типового положения и других нормативных правовых актов. Таким образом проверяется соответствие внедренной СУОТ с предложенной в Типовом положении. При инспекторской проверке первоначально у проверяемой организации запрашивается приказ об утверждении Положения о системе управления охраной, а затем само Положение.

Фактически положение о СУОТ может быть разное. Главное, чтобы сохранялась общая законодательная канва требований, что должно быть.

Функциональные обязанности СУОТ

Они должны быть прописаны в самом Положении, либо нужно указать ссылки на внутренний нормативный акт, где они могут быть отражены, например:

Они должны быть прописаны в самом Положении, либо нужно указать ссылки на внутренний нормативный акт, где они могут быть отражены, например:

• в отдельном положении о распределении функциональных обязанностей;
• в планах мероприятий по реализации процедур (с указанием информации, кто за что отвечает);
• в трудовых договорах;
• в должностных инструкциях лиц, участвующих в управлении охраной труда (например, в пункте «Обязанности по охране труда»).

Также не нужно забывать про ознакомление с локальными нормативными актами всех ответственных лиц.

Лайфхак. При огромном наличии документов можно все функциональные обязанности отразить в трудовом договоре или сделать реестр с перечнем документов к нему. При трудоустройстве работник ставит подпись об ознакомлении  со всеми требованиями.

Под отдельными локальными нормативными актами понимаются:

• приказы;
• распоряжения;
• документы о распределении обязанностей и ответственности в области охраны труда, которые подписывает работодатель (приказы, указания, распоряжения).

К примеру, в нашем Положении о функциональных обязанностях по охране труда заведующего все прописано: что он организовывает ресурсное обеспечение, обеспечивает соблюдение режима труда и отдыха и т.д.

В обязанностях заместителя заведующего указано, что он организует проведение медосмотров и т.д.

Кто должен и что обязан?

Этот и многие другие вопросы возникают в процессе работы. В моей практике недавно был вопрос от подписчика: должен ли специалист по охране труда заниматься вопросами коронавирусной инфекции и т.д.? Здесь сразу необходимо уточнить такой момент.

Есть ответственный, на которого возложили функции специалиста и обязанности, а есть — специалист по охране труда. Специалист по охране труда руководствуется профессиональным стандартом, а также дополнительными инструкциями, если таковые есть. Если они отсутствуют в трудовом договоре или же в нем прописано, что работа выполняется в соответствии с профстандартом, то всё, что вешают на вас сверх того, конечно, перебор. Но если вы подписываете какие-то дополнительные приказы и распоряжения, то это значит, что вы согласны на ведение данных мероприятий.

Также существует и обратная ситуация: если у вас в штате нет специалиста по охране труда, а есть просто ответственный, на которого возложили обязанности специалиста. То в этом случае если с приказом вы ничего не подписывали, и не было никаких дополнительных приказов, то, по идее, вы ни за что не отвечаете, как и за ту же коронавирусную инфекцию и т.д.

Соответственно, необходимо обратить внимание на профстандарт, потому что там всё четко прописано про обязанности, а остальные моменты вы уже решаете со своим работодателем, что должен специалист или не должен.

Кто понесет ответственность?

В последнее время распространилась практика, что привлечь к ответственности, в том числе и уголовной, могут и специалиста по охране труда. Хотя до недавних пор к ответственности могли привлечь только ответственного за безопасное производство работ, либо за обеспечение охраны труда – руководителя, именно того, кто имеет какую-то должность, а не обычного работника.

План мероприятий

Не стоит путать данный план с планом по улучшению условий и охраны труда. Он должен содержать в себе реализацию процедур на год. Он может быть типовой и содержать следующие разделы:

• результаты проведенного комитетом (комиссией) по охране труда (при наличии) или работодателем анализа состояния условий и охраны труда у работодателя;
• общий перечень мероприятий, проводимых при реализации процедур;
• ожидаемый результат по каждому мероприятию, проводимому при реализации процедур;
• сроки реализации по каждому мероприятию, проводимому при реализации процедур;
• ответственные лица за реализацию мероприятий, проводимых при реализации процедур, на каждом уровне управления;
• источник финансирования мероприятий, проводимых при реализации процедур.

Графы, которые необходимо учесть: перечень мероприятий, ожидаемый результат, сроки, ответственные за реализацию, источники (внутренние/внешние) и результаты проведенного анализа. Если взять за основу этот план, то это не будет являться нарушением.

Что мы должны контролировать

Законом не утвержден порядок проведения контроля в системе управления охраной труда. Поэтому в соответствующем положении о ступенчатом контроле необходимо:

• прописать ведение журналов по состоянию условий труда;
• установить сроки проведения проверок, распределить график проверок в структурных подразделениях (филиалах);
• составить план (программу) внутренних аудитов;
• утвердить форму и ведение актов по результатам проведения контрольных мероприятий.

Проведение предварительных и периодических медицинских осмотров

Для выполнения данного пункта в организации утверждаются:

• приказ об организации медосмотров;
• списки контингента профессий, подлежащих проведению медосмотра;
• поименные списки работников;
• график прохождения медосмотра.

Также обязательно ведется журнал учета выдачи направлений (что работник ознакомлен и подписывает, что он получил это направление).

По результатам проведенного медосмотра медицинской организацией выдается заключение.

Обеспечение работников СИЗ и смывающими средствами

Порядок обеспечения работников данными средствами может быть регламентирован в виде внутреннего положения или приказом по предприятию, в котором отражаются ответственные лица за выдачу, учёт и контроль выдачи средств, порядок обеспечения.

Выдача средств фиксируется в личных карточках учёта выдачи, которые могут вестись как в печатном, так и в электронном виде. При учёте в электронном виде необходимо указывать номер ведомости той карты, которую вы распечатываете, и работник расписывается.

Порядки обеспечения средствами должен соответствовать требованиям приказа №290н и приказа №1122н «О выдаче смывающих…» и «О выдаче специальной одежды».

Подготовка работников по охране труда

В первую очередь должны быть разработаны и вестись следующие локальные нормативные документы:

• Программа вводного (первичного) инструктажа.
• Приказ о назначении ответственных лиц за проведение видов инструктажей.
• Журналы инструктажей (вводного, на рабочем месте), проверки знаний и др.
• Программы инструктажей на рабочем месте.
• Программа обучения работников по оказанию первой помощи при несчастных случаях.

Лайфхак. Если у вас вопросы по оказанию первой помощи включены в общую программу проверки знаний, то у проверяющих органов могут возникнуть дополнительные вопросы, так как, по их мнению, в организации должна быть разработана отдельная программа по оказанию первой помощи.

• Перечень профессий, освобожденных от прохождения инструктажа на рабочем месте.
• График проведения проверки знаний охраны труда работников.
• Приказы о проведении стажировки на рабочем месте.
• Инструкция по охране труда по оказанию первой помощи.

После проведения подготовки и изучения работниками вопросов по охране труда в организации проводится проверка знаний.

Проверка знаний по охране труда у работников

1. Для проведения проверки знаний по охране труда на предприятии издаётся Приказ о создании комиссии по проверке знаний, члены которой прошли обучение в учебном центре.

2. По результатам проведенной проверки знаний комиссией (либо комиссией учебного центра) составляются и выдаются:

• протоколы результатов проверки знаний требований охраны труда;
• удостоверения о прохождении проверки знаний требований охраны труда.

Внимание! Удостоверение выдаётся на срок не более трех лет. В нём содержится информация о наименовании организации работодателя и должности, занимаемой владельцем удостоверения. Важно  обязательно указать организацию и должность. Некоторые учебные центры иногда выписывают удостоверения без наименования организации. Обратите на это внимание. Такое редко, но встречается.

Как подготовить документы к проверке?

1. В случае отсутствия документации нужно искать типовые шаблоны и «приводить» их к своему объекту.
2. В случае наличия нужно переработать в соответствии с нормативными требованиями.
3. Скачать с сайта проверяющих гос.органов чек-листы и провести внутренний аудит.