Работа с персональными данными: имеет ли отношение к охране труда?

Специалист по охране труда в своей повседневной работе постоянно сталкивается с необходимостью обработки персональных данных работников. Но не все понимают, что эта деятельность регулируется законодательством о персональных данных и требует соблюдения определенных правил.

С какими персональными данными работает специалист по охране труда?

В процессе выполнения своих обязанностей специалист по ОТ обрабатывает следующие категории персональных данных:

• ФИО, дата рождения, пол, возраст работников
• Должность работников
• Сведения об образовании, обучении, квалификации
• Личная подпись работников
• Сведения о состоянии здоровья работников
• Другие данные

Важно: Все эти персональные данные попадают под действие Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

Законные основания для обработки персональных данных

В соответствии с пунктом 1 статьи 6 Федерального закона № 152-ФЗ обработка персональных данных допускается для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации полномочий и обязанностей.

Вывод: Специалист по охране труда, выполняя требования законодательства по охране труда, осуществляет обработку персональных данных на законном основании.

В каких случаях есть риск превысить законные основания?

1. Сбор излишних персональных данных «на всякий случай»

Специалист по охране труда имеет право на получение персональных данных, строго ограниченных целью их использования.

Например, при оформлении записи в журнале инструктажа специалист может получить только сведения, подлежащие внесению в журнал. Запрашивать номер телефона, аккаунт в соцсетях, электронную почту будет неправомерным, если это не соответствует целям сбора таких данных.

2. Хранение персональных данных работника в открытом доступе

Журналы инструктажей, сведения о медицинских осмотрах, результаты расследования производственных травм и другие документы, в которых содержатся личные данные работников, должны быть защищены от доступа третьих лиц и тем более не размещаться на сайте организации и на другиз публичных ресурсах.

Меры защиты:

• Рабочие компьютеры должны быть защищены паролем
• Рабочие компьютеры должны быть защищены антивирусными программами

3. Передача персональных данных третьим лицам

Передаче подлежат исключительно сведения, установленные законом. Также закон устанавливает круг лиц и объём сведений для передачи.

Недопустимо передавать документы, содержащие личные данные, через третьих лиц (например, работникам через руководителей подразделений)

Для передачи данных в электронном виде используйте только официальный защищённый канал связи.

4. Превышение сроков хранения персональных данных

Закон устанавливает сроки хранения документов по охране труда.

Обязанность: По истечении сроков хранения документы необходимо уничтожать либо обезличить.

Заключение

Работа с персональными данными — неотъемлемая часть деятельности специалиста по охране труда. Соблюдение требований законодательства о персональных данных позволяет избежать нарушений и защитить права работников.

Ключевые правила:

• Собирать только необходимые данные
• Обеспечить защиту данных от доступа третьих лиц
• Передавать данные только установленным законом способом
• Соблюдать сроки хранения документов