Внезапная проверка ГИТ: когда нет специалиста приглашаем экспертную компанию

Как на вашем предприятии обстоят дела с порядком в документах? На сколько баллов из 10 вы оцениваете свою готовность к внезапной проверке? Любой руководитель знает, что если к проверке предприятие не готово из-за беспорядка в документах, который «развел» специалист по охране труда и пожарной безопасности, то, дабы не получить внушительные штрафы, приходится в спешном порядке привлекать к работе экспертную компанию, которая должна будет навести полный порядок и гарантировать минимальный штраф от инспекции.

Грядет проверка, в документах — неразбериха?

Хорошо, если у вашего руководства есть на примете опытная компания, которая не только эффективна по качеству своих работ и «профессиональной сноровке», но и берет разумную цену за свои услуги. В противном случае работодателю грозят ощутимые убытки или в результате штрафов, или в результате оплаты дорогостоящего труда экспертной компании.

Приведем пример из практики. Директор школы летом находится в лагере с воспитанниками. От бухгалтера школы в экспертную организацию раздается звонок о предстоящей неожиданной проверке (одновременно и по охране труда, и по пожарной безопасности). Директор школы готова оплатить труд сторонней компании, дабы подготовить учебное заведение к «неожиданно нарисовавшейся» проверке.

Комментарий эксперта

В ходе предварительной беседы директора школы и генерального директора компании «Внедрение систем и развитие» Вадима Петровича Лазуткина был четко сформулирован запрос: для предстоящей проверки школе нужны не только большинство документов по охране труда и пожарной безопасности, но и документы по «антитеррору», детской безопасности, документы по обработке и хранению персональных данных, документы по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям.

Обратите внимание, что в договоре об оказании услуг за экспертной компанией непременно должна быть правильно зафиксирована ответственность за результаты проверки. Например, в рассматриваемом нами случае в договоре есть такой раздел: «В случае при-влечения Заказчика к административной ответственности надзорными органами, по причине неактуальности, неполноты сведений и информации в разработанных документах Исполнителем, Заказчик вправе выставить счет для оплаты суммы штрафных санкций Исполнителю пропорционально пунктам, касающимся выполненной работы Исполнителем. Исполнитель обязан оплатить данный счет, в случае если по указанному нарушению не было внесено изменений в законодательные акты РФ после разработки данных документов…»

Директору школы был предложен вариант индивидуальной раз-работки документов по охране труда «под ключ», под существующее штатное расписание и оборудование, имеющееся в организации.

После подписания договора эксперты запросили у клиента штатное расписание. Работнику школы, ответственному за охрану труда и пожарную безопасность был передан опросный лист, для актуализации состояния всех нужных документов.

При получении информации от клиента возникал ряд трудностей в силу того, что директор предоставляла одни данные, а бухгалтер — другие. Эксперты приняли решение провести онлайн-конференцию со всеми ответственными лицами за вопросы охраны труда и пожарной безопасности. По итогам конференции было принято решение, что единственно верная информация для экспертной работы, как и единственно правильные документы, — это информация и доку-менты от директора школы и ни от кого более.

В итоге проверка была пройдена успешно. В предписании были отмечены лишь недостатки, связанные с кадровыми вопросами. По вопросам охраны труда не было зафиксировано ни одного замечания.

Приводим ниже (таблица) перечень документов, которые были подготовлены к проверке экспертной компанией за 10 дней.

Договор с подрядчиком: как закрепить за ним ответственность

В заключение. На первый взгляд предложенные документы могут по-казаться простыми, но наша экспертная практика показывает, что у инспектора ГИТ больше всего вопросов именно к этим документам. В мелких деталях — путаница и множество недоработок.

Со своей стороны хотим порекомендовать: если у вас возникла ситуация, когда нужно срочно подготовить документы к проверке по охране труда, и нет других вариантов, как пригласить экспертную компанию со стороны, важно знать основные правила сотрудничества.

1. При заключении договора с экспертной организацией в договоре укажите:
   1. четкие сроки работы;
   2. ответственность в случае нарушения сроков. Это важно! Иногда бывает так, что «эксперты» устраняют замечания уже после проверки, хотя их нанимали, чтобы замечания были устранены до проверки;
   3. оплату. Никогда не платите 100 % суммы. В этом случае заинтересованность экспертов падает, так как работа уже оплачена. Получение оставшейся суммы после аванса будет хорошим стимулом для качественного выполнения работ;
   4. почту, контактные телефоны для четкой координации работ. Вы должны это определить заранее;
   5. перечень документов. Вы должны разбираться в тех документах, которые вам готовит компания по договору услуг. Не бойтесь задавать вопросы.
   6. услугу по консультированию. Заказчика в ходе проведения проверок и подготовки документов. Обязательно включайте в договор этот пункт. Нередко бывает, что компании заканчивают свою работу на передаче документов Заказчику, не объясняя, зачем и что делать дальше с этими документами. И определяйте время консультации(й) (например, не менее 3 часов);

И последнее, не бойтесь изменять условия договора в свою сторону. Не верьте в слова, что это «стандартный» договор и правки в нем недопустимы. Ищите другую компанию, если вам навязывают свои невыгодные условия, а если рынок в вашем городе ограничен, то звоните напрямую директору. Возможно, менеджер этой кампании просто не хочет согласовывать эти условия с руководителем.

2. Когда эксперты запрашивают у вас документы, непременно определите только одно лицо из числа ваших работников, ответственное за передачу исходных документов экспертам. И только это ответственное лицо должно внутри вашей организации вести все согласования о том, какие именно данные будут отправлены экспертам.
3.  Запросите у экспертов документ, подтверждающий аккредитацию Минтруда, дипломы или свидетельства о профпереподготовке, карточку организации, отзывы от похожих компаний.
4.  Обратите внимание на опыт работы нанимаемой вами компании.

Образцы основных документов

Приводим образцы документов, которые важны не только для образовательных учреждений, а и просто обязаны быть в любой организации для любой проверки ГИТ как базовые документы (приложение 1, приложение 2, приложение 3, приложение 4)

Статья подготовлена совместно компанией «Внедрение систем и развитие»  и редакцией журнала «Охрана труда и пожарная безопасность» http://otpb.com.ru/. Статья будет опубликована в 9 номере

Также рекомендуем к прочтению:

• Противопожарные инструктажи: виды, порядок проведения, периодичность.
• Штрафы за нарушение правил охраны труда в 2019 году.
• Какие документы по охране труда должны быть в каждом ДОУ?
• Обязательное психиатрическое освидетельствование работников